Méthode
Un ami arrive deux jours plus tard : comment ajuster sa part
Sa part d'hébergement se calcule au prorata de ses nuits de présence, pas du nombre de participants. En revanche, une location réservée pour la capacité totale ne se réduit pas parce qu'un lit reste vide deux nuits : si la maison a été prise pour huit, les huit places sont dues, et c'est le groupe qui décide s'il absorbe la différence ou s'il la fait porter au retardataire.
Le prorata des nuits, pas des personnes
La part d'hébergement se calcule sur les nuits réellement passées. Sur un gîte à six cents euros pour trois nuits, quelqu'un qui n'en fait qu'une paie un sixième du total si les autres en font trois chacun, pas un quart parce qu'ils sont quatre. C'est la seule base que personne ne conteste, parce qu'elle se vérifie sur un calendrier.
La capacité réservée reste due
C'est la nuance qui manque à la plupart des calculs. Si la maison a été prise pour huit personnes et qu'un lit reste vide deux nuits, la location ne coûte pas moins cher : le prix a été payé sur la capacité, pas sur l'occupation. Le groupe a alors trois options, et il faut en choisir une avant le départ plutôt qu'au retour : absorber la différence collectivement, la faire porter au retardataire, ou prendre une location plus petite.
Ce qui ne se proratise pas
Le trajet, si la personne fait le sien de son côté, ne concerne qu'elle. La location d'une voiture prise pour la durée entière ne se réduit pas. Une activité réservée pour un nombre fixe de participants non plus. En revanche les courses, l'électricité et le chauffage suivent le temps de présence, comme l'hébergement.
La personne venue à la journée
Elle compte zéro nuit : elle ne paie pas l'hébergement, mais elle participe aux courses de la journée et aux activités auxquelles elle prend part. Beaucoup de groupes lui font payer une part entière par gêne, ce qui revient à lui facturer un lit qu'elle n'a pas occupé. Zéro nuit est un chiffre défendable, pas une faveur.
À retenir
- La part d'hébergement d'un participant à un séjour de groupe se calcule au prorata de ses nuits de présence.
- Une location saisonnière réservée sur une capacité donnée reste due en entier, qu'un lit soit occupé ou non.
- Une personne présente à la journée compte zéro nuit et ne participe donc pas au coût de l'hébergement.
- Les courses, l'électricité et le chauffage suivent le temps de présence, contrairement à une location de voiture prise pour la durée entière.
- En France, la taxe de séjour est due par personne et par nuitée, ce qui la rend proportionnelle au temps de présence de chacun.
Questions fréquentes
Comment calculer la part de quelqu'un qui reste une nuit sur trois ?
Additionnez toutes les nuits du groupe, divisez le coût de l'hébergement par ce total, multipliez par ses nuits à lui.
Et si la location a été prise pour huit alors qu'on est sept ?
La huitième place est due. Décidez avant le départ si le groupe l'absorbe ou si elle revient à celui qui s'est désisté.
Faut-il faire payer les courses à celui qui arrive plus tard ?
Oui, au prorata de ses repas sur place. S'il arrive après les grosses courses, créez une seconde ligne pour ce qu'il consomme réellement.